Imagine a seguinte situação: sua empresa identifica uma oportunidade, analisa o edital, organiza a documentação, prepara os preços, participa da sessão pública e consegue a primeira colocação na disputa.
Depois de todo esse trabalho, surge uma nova etapa: a apresentação de uma amostra do produto ofertado.
É nesse momento que uma falha na preparação, na escolha ou na apresentação do produto pode comprometer todo o esforço realizado pela empresa e resultar na desclassificação da proposta.
Essa situação merece atenção, principalmente porque muitos empresários concentram sua preparação na disputa de preços e acabam não dando a mesma importância à etapa de amostras.
O que é a apresentação de amostras?
Em licitações para aquisição de produtos ou serviços atrelados à conjunta entrega de produtos, a Administração Pública pode exigir que o licitante provisoriamente vencedor apresente uma amostra do produto que pretende fornecer.
O objetivo é verificar, na prática, se o item ofertado corresponde às especificações técnicas e aos requisitos de qualidade, desempenho e funcionalidade estabelecidos no edital e no termo de referência.
A exigência encontra previsão na Lei nº 14.133/2021, especialmente nos arts. 17, § 3º, e 41, inciso II.
Isso significa que a Administração não precisa se limitar às informações apresentadas na proposta comercial ou aos catálogos encaminhados pela empresa. Quando a exigência estiver devidamente prevista e justificada, poderá avaliar uma unidade do produto para verificar sua conformidade com aquilo que pretende adquirir.
A apresentação de amostras, entretanto, não é obrigatória em todas as licitações. Sua exigência deve estar prevista no edital e observar os requisitos legais.
Uma etapa que pode definir o futuro da licitação
Para a empresa participante, a apresentação da amostra merece o mesmo cuidado dedicado às demais etapas do processo.
Isso porque a primeira colocação na disputa de preços não garante, por si só, a contratação.
Se a amostra apresentada não atender às exigências do edital, a proposta poderá ser desclassificada. Nesse caso, a Administração passará a analisar a proposta do próximo colocado, seguindo a ordem de classificação.
Além de observar as características do produto, a empresa precisa ficar atenta ao prazo estabelecido para a apresentação da amostra. O edital deve indicar o período e as condições para sua entrega, e o licitante precisa se organizar para cumprir essa exigência.
A não apresentação da amostra dentro do prazo estabelecido, sem justificativa aceita pela Administração, também pode resultar na desclassificação da proposta. Ou seja, mesmo que o produto escolhido atenda a todas as especificações técnicas, perder o prazo de entrega pode comprometer a participação da empresa no certame.
Na prática, uma empresa pode vencer a disputa, apresentar o menor preço e, ainda assim, perder aquela oportunidade por não conseguir demonstrar que o produto ofertado atende às características exigidas para o produto no edital.
Por isso, antes mesmo de participar da licitação, é importante verificar se a empresa realmente consegue fornecer o produto nas condições exigidas quanto à marca, modelo, composição, dimensões, qualidade e demais especificações técnicas, bem como disponibilizar a amostra dentro do prazo previsto.
Não adianta conquistar o menor preço se o produto ofertado não corresponde às características delimitadas pelo edital.
A Administração também precisa observar regras na avaliação
Se, por um lado, a empresa precisa ter cuidado com a preparação da amostra, por outro, a Administração Pública não possui liberdade irrestrita para avaliá-la.
O edital deve estabelecer critérios objetivos e suficientemente detalhados para a apresentação e avaliação do produto. A decisão de aprovação ou reprovação também precisa ser devidamente fundamentada.
Além disso, os demais licitantes devem ter a possibilidade de acompanhar o procedimento de avaliação, em observância aos princípios da publicidade e transparência.
Outro ponto importante é que nem toda falha identificada na amostra conduz automaticamente à desclassificação.
Isso não significa que toda amostra reprovada deverá ser substituída ou que a empresa terá sempre uma segunda oportunidade. É necessário avaliar a natureza da falha, sua possibilidade de correção e as circunstâncias concretas do procedimento.
O que a empresa precisa fazer para evitar esse problema?
A preparação para uma licitação que exige amostras deve começar antes mesmo da sessão pública.
É importante que a empresa:
• Leia atentamente as especificações técnicas do edital e do termo de referência;
• Verifique se o produto que pretende ofertar atende integralmente aos requisitos;
• Verifique previamente se conseguirá disponibilizar a amostra dentro do prazo estabelecido;
• Observe as condições de entrega, identificação e apresentação exigidas pelo órgão público.
Esses cuidados ajudam a evitar que uma oportunidade conquistada na disputa de preços seja perdida por uma falha que poderia ter sido identificada anteriormente.
Vencer a disputa é apenas uma parte do processo
Participar de licitações exige preparação em todas as etapas. A análise do edital, a formação do preço, a disputa de lances, a habilitação e, quando exigida, a apresentação de amostras fazem parte de um mesmo processo.
Uma empresa bem preparada não deve olhar apenas para o preço que pretende ofertar, mas também para sua capacidade de comprovar que conseguirá entregar exatamente aquilo que está sendo solicitado pela Administração Pública.
Afinal, conquistar a primeira colocação é importante. Mas estar preparado para cumprir todas as exigências do edital é o que permite avançar com segurança até a contratação.
Por Thyago Klipe
OAB | 116.615
