A Receita Federal, em conjunto com os Estados, implementou novas diretrizes para a guarda e expurgo de documentos fiscais eletrônicos (DF-e), por meio do Ajuste SINIEF nº 2, que estabelece um novo prazo para o armazenamento desses documentos.
A medida tem um impacto direto sobre todas as empresas que emitem e armazenam documentos fiscais eletrônicos, como NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico), NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica), entre outros.
A principal mudança é a padronização do prazo de guarda dos documentos fiscais eletrônicos por 132 meses (11 anos), contados a partir da data de autorização de cada documento. Isso significa que as empresas terão a obrigação de armazenar seus arquivos fiscais eletrônicos por um período consideravelmente mais longo do que as práticas anteriores, que variavam conforme a categoria de documento.
O QUE MUDA COM O AJUSTE SINIEF Nº 2
Com a entrada em vigor do Ajuste SINIEF nº 2, prevista para 01 de maio de 2025, todas as empresas estarão obrigadas a iniciar a guarda dos documentos fiscais eletrônicos pelo período de 11 anos. Esse novo prazo se aplica a todos os documentos fiscais eletrônicos gerados. Abaixo, listamos os principais documentos fiscais eletrônicos que se enquadram nesta obrigatoriedade:
- Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): Documento eletrônico utilizado para registrar a circulação de mercadorias e a prestação de serviços de transporte.
- Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e): Utilizado para registrar as operações de transporte de cargas.
- Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e): Documento que acompanha o transporte de mercadorias, agregando os conhecimentos de transporte e as notas fiscais eletrônicas relacionadas.
- Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e): Documento fiscal destinado ao registro das vendas a consumidores finais no comércio varejista.
- Bilhete de Passagem Eletrônico (BP-e): Documento utilizado para registrar a venda de passagens de transporte rodoviário interestadual e intermunicipal.
- Nota Fiscal de Energia Elétrica Eletrônica (NF3e): Documento eletrônico para registrar as transações de comercialização de energia elétrica.
- Conhecimento de Transporte Eletrônico para Outros Serviços (CT-e OS): Versão do CT-e utilizada para registrar operações de transporte relacionadas a outros tipos de serviços.
- Guia de Transporte de Valores Eletrônica (GTV-e): Documento eletrônico que registra o transporte de valores, essencial para as operações de segurança e transporte de valores.
- Declaração de Conteúdo Eletrônica (DC-e): Utilizada para registrar a natureza e o conteúdo das mercadorias transportadas sem a necessidade de uma NF-e associada.
- Nota Fiscal Fatura de Serviços de Comunicação Eletrônica (NFCom): Documento fiscal para registrar as transações de serviços de comunicação, como telefonia, internet e televisão por assinatura.
IMPACTOS PARA AS EMPRESAS
A principal consequência para as empresas será a obrigação de armazenar os documentos fiscais eletrônicos por 11 anos a partir da data de autorização. Esse período de guarda deverá ser respeitado para evitar penalidades e garantir que a empresa esteja em conformidade com as exigências tributárias.
Além disso, as empresas devem estar atentas a alguns pontos importantes:
- Aumento no volume de documentos armazenados: Com a ampliação do prazo de guarda, as empresas terão que adotar novas estratégias de armazenamento, considerando o volume crescente de documentos fiscais eletrônicos gerados ao longo do tempo.
- Necessidade de adequação dos sistemas de gestão de documentos: Muitas empresas poderão precisar revisar e adequar seus sistemas de gestão de documentos fiscais eletrônicos para garantir que os arquivos sejam armazenados de forma eficiente e segura durante o período de 11 anos.
- Exigência de conformidade fiscal: A falta de conformidade com a guarda dos documentos fiscais eletrônicos poderá resultar em multa e outros problemas legais para as empresas. Portanto, o cumprimento dessa nova regra é essencial para evitar riscos tributários.
PRAZO PARA ADEQUAÇÃO
O prazo para que as empresas comecem a armazenar os documentos fiscais eletrônicos por 11 anos começa em 01 de maio de 2025. A partir dessa data, todas as novas notas fiscais eletrônicas emitidas, seja de vendas, transportes ou consumo, deverão ser armazenadas e mantidas acessíveis por 11 anos, conforme as novas normas.
Por esse motivo, as empresas devem começar a se preparar desde já para garantir que seus processos de armazenamento estejam em conformidade com as novas exigências. Além disso, as empresas também precisarão revisar seus contratos e procedimentos internos para se adaptar a essa exigência de longo prazo.
O Núcleo de Direito Tributário do EAA | Enebelo Advogados Associados (OAB|PR 8.240) tem acompanhado de perto as atualizações trazidas pelo Ajuste SINIEF nº 2 e está à disposição para orientar as empresas sobre as implicações dessa nova regulamentação. Nosso time de especialistas oferece suporte completo, ajudando as empresas a se adequarem à nova obrigatoriedade de forma eficiente e segura.
Oferecemos consultoria jurídica especializada para:
• Análise e adequação dos sistemas de gestão de documentos fiscais eletrônicos.
• Orientação sobre conformidade tributária, evitando riscos fiscais e penalidades.
• Apoio na implementação de políticas de armazenamento de documentos fiscais, garantindo o cumprimento da nova legislação.
A implementação do Ajuste SINIEF nº 2/2025 marca um importante marco na administração tributária do Brasil. A partir de 01 de maio de 2025, todas as empresas terão a responsabilidade de manter seus documentos fiscais eletrônicos por um período de 11 anos, o que exige uma preparação adequada e ações estruturadas para garantir o cumprimento da normativa.
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Por Gabriel Enebelo
OAB|PR 71.771
